Für die Harmonisierung seines Zeitwirtschaftssystems suchte unser Kunde nach einer Lösung. Dabei sollte vor allem die Erfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter vereinheitlicht werden. Im Unternehmen waren verschiedene Zeiterfassungssysteme, vom Papierprozess bis hin zu Terminallösungen im Einsatz. Ebenfalls wurden unterschiedliche Systeme zur Zeitauswertung und Verarbeitung eingesetzt. Als weiteres Ziel sollte das Zeitwirtschaftssystem durchgängig im SAP Standard abgebildet werden.
Im ersten Schritt suchten wir zusammen mit unserem Kunden und Partnern eine Erfassungsoberfläche. Im Auswahlverfahren konnten wir eine Lösung finden die allen Ansprüchen gerecht wurde. Zur Erfassung von Zeitbuchungen sollte eine auf Windows lauffähige Anwendung geschaffen werden. Das Zeitwirtschaftssystem ist ein SAP ERP ECC 5.0 System. Eine Lösung über eine Webanwendung kommt nicht in Frage, da sich in der verfügbaren Systemversion lediglich BSP (Business Server Pages) als Webtechnologie nutzen lies. Langfristig möchte der Kunde allerdings auf einem aktuellen Release die Standard Self-Services der SAP nutzen. Aus diesem Grund wurde kein Lösungsweg mithilfe von BSP verfolgt. Die Entscheidung fiel auf eine native Windowsanwendung als Erfassungsoberfläche, welche sich rollenbasiert in der bestehenden Citrix-Umgebung verteilen lässt. Damit sollten die Punkte Performanceprobleme und Authentifizierungsschwierigkeiten keine Rolle spielen. Vielmehr noch, es war davon auszugehen, dass damit größere Schulungsmaßnahmen auf Grund der vertrauten Oberfläche entfallen.
Im zweiten Schritt musste eine Architektur gefunden werden, um die Windowsanwendung mit dem Zeitwirtschaftssystem zu verbinden. Mit unserem Kunden und Partnern entwickelten wir zusammen eine Architektur für das aktuelle Zeitwirtschaftssystems. Die Lösung sah vor, den Zugriff mittels Webservice über die bestehende SAP PI (Process Integration) Landschaft zu gewährleisten. Damit konnte auf die Funktionen des SAP HCM Systems zugegriffen werden. Im Zeitwirtschaftssystem mussten nun alle Funktionen für die Schnittstelle zur Zeiterfassung gekapselt werden. Dafür wurden auf Basis der Standardfunktionalitäten verschiedene Klassen und Funktionsbausteine erstellt. Diese Schnittstelle bedient die drei Funktionen: Anzeige der gebuchten Zeiten eines Mitarbeiters, dessen Salden und die Verarbeitung neuer Zeitbuchungen.
Mehrere Massentests bestätigte die Performance der Architektur. Im Test wurde mehrere hundert konkurrierende Zugriffe simuliert, eine merkbare Verschlechterung der Reaktionszeit bei der Datenerfassung konnte nicht festgestellt werden. Auch auf den PI Systemen waren keine kritischen Werte messbar. Selbst die Verbuchung der im Zeitwirtschaftssystem eingegangenen Testdaten lief ohne Zeitverzögerung. Damit war für alle Verantwortlichen klar, dass auch später im Produktivbetrieb mit ca. 15000 aktiven Benutzern keine Einschränkungen zu erwarten waren. Ziel war es, dass alle Mitarbeiter täglich ihre Kommen- und Gehenzeiten erfassen können.
Für die Produktivsetzung wurde auf ein stufenweises Vorgehen gesetzt. In der ersten Stufe wurde ein kleiner Anwenderkreis mit der Erfassungsanwendung im Rahmen des Pilotbetriebs ausgestattet. In weiteren Stufen wurden zeitlich versetzt weitere regionale Einheiten mit dem neuen Zeiterfassungssytem ausgestattet.
Die Lösung brachte folgende Vorteile mit sich:
• Vereinheitlichung der unternehmensweiten Zeiterfassung
• Entlastung der Zeitbeauftragten im operativen Geschäft
• Kostenoptimierung und Fehlerreduktion durch Wegfall von Papierprozessen
• Erhöhung der Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte